Per tal de complir l'article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents, modificat per l'article 9 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol: Publicitat activa i transparència, us presentem una sèrie d’eines de gestió documental de l’Arxiu Municipal de Granollers:
Calendari de conservació i règim d'accés
Aquest calendari és una eina de gestió documental que permet difondre les regles de conservació i eliminació i que estableix els terminis de retenció dels documents, en les successives fases del cicle vital, i la seva disposició final.
Registre d'eliminació de documents
Amb aquest registre (de l'any 2005 al 2023), s'informa dels processos d'eliminació dels documents de l'organització, així com dels documents eliminats i de la data, sèrie documental i cronologia. Aquests procediments es porten a terme segons l'aplicació de les Taules d'Avaluació i Accés Documental que dictamina la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat, seguint el protocol de destrucció controlada que determina la CNAATD.
El Quadre de classificació del Fons Ajuntament de Granollers és l'estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’organització i que permet identificar i agrupar -físicament o bé, intel·lectualment- els seus documents.
L'Ajuntament de Granollers té un quadre únic que permet la classificació i l'organització de tota la documentació generada, fins a la documentació actual. El Quadre de classificació s'actualitza i aplica per poder-ne incloure i tots els processos i funcions, per a la gestió municipal.
L'Arxiu Municipal de Granollers (AMGr) elabora catàlegs i inventaris dels seus fons documentals. Aquests instruments de descripció es presenten al Quadre de fons i col·leccions de l'AMGr. Accedint-hi, a cada un dels fons i col·leccions en els quals s'ha portat a terme un tractament arxivístic, podeu veure'n els catàlegs i els inventaris.
És un instrument bàsic de gestió documental que permet capturar de manera normalitzada la informació bàsica i obligatòria per el compliment de la normativa per tal d'identificar i de gestionar la documentació que produeix o rep l’Ajuntament de Granollers, definint entre altres aspectes quines són les dades que cal conservar. La seva utilitat és descriure el context, el contingut i l’estructura dels documents per assegurar-ne l’autenticitat, integritat, confidencialitat, disponibilitat i traçabilitat, i permetre així la interoperabilitat de la informació i la gestió, protecció, recuperació i conservació física i lògica dels documents i expedients, i el seu context a llarg termini.
Catàleg de tipologies documentals
És un instrument que permet simplificar i normalitzar la identificació dels documents generats (produïts o rebuts) per l’Ajuntament de Granollers en l’exercici de les seves funcions. És un dels documents bàsics de la política de gestió documental de l’Ajuntament de Granollers; permet regular la producció i la gestió de documents electrònics en les condicions necessàries per tenir validesa jurídica i per poder ser integrats en el sistema corporatiu de gestió de documents electrònics.